office操作技巧大全（三件套入门心得和技巧汇总）

大家好，我是太空铁，老铁从小学6年级学编程，后来虽然没当上程序猿，但平时办公软件还是用的比较溜的，今天给大家说说自己使用Office办公软件的体会。

一、关于Office

Office是微软推出的办公软件，从最初的Word开始发展到Excel、PowerPoint三件套，再到Outlook、Access、Visio、以及面向网络共享、团队协作的OneNote、OneDrive、SharePoint、Teams等众多的办公套件，不可谓不庞杂。

我们日常使用的主要还是文字处理Word、表格处理Excel、以及产品演示PPT“三剑客”：

二、Office三件套的各自擅场和修炼心法

1、各自擅场

Word、Excel和PPT三件套其实各有各的用处，办公本身也是一种信息处理，Word的是把信息文字化、Excel是把信息结构化、PPT是把信息形象化，所以三种软件各有侧重，老铁在实际使用过程中，有些心得供大家参考。

A.处理表格用Word还是Excel？

Word的排版功能比Excel强很多，Excel对数据的计算处理功能比Word又强很多，所以并不是一听做表就要用Excel。如果你是收集信息、核算数据，肯定是要用Excel，但如果是在一篇报告中以表格形式呈现一些信息，还是用Word比较快捷。

Word表格排版的功能卡片——设计：

Word表格排版的功能卡片——布局：

Excel表格中关于排版的功能大致就只有这么多：

B.多利用Word/Excel模板

日常办公工作中总有些共性工作，需要制式文稿，虽然可能应付这些文稿就焦头烂额，但是还是应该腾出时间制作模板，以便日后使用加速自己的工作，这也是“磨刀不误砍柴工”的意思。

Word模板制作：

Word模板比较适合对于有排版要求的公文，可以事先通过控件指定正文和标题的不同字体字号，使用模板时只要直接敲字不用再调格式。可以看下面这个例子：

Word模板是可以按照自己的工作情况来制作，做好了你就能比别的同事更快开展工作，其实也体现了一个人总结归纳的能力。

Excel模板制作：

Excel模板主要用于一些带计算的常用表格，特别适合那些带日期、金额的财务报销单据或者其他带可变数据的单据。

其实现在越来越多的企业开始采用钉钉等办公云的产品，很多功能都在线化，所以Excel模板的使用可能越来越少了。

C.注意使用Excel和PPT的数据联动

PPT当中经常会展示一些数据，为了给客户展现最新数据，可能每次和客户开会前都需要更新数据，但如果数据分散在PPT的较多地方，那么使用Excel来收集这些数据，并且与PPT做好关联，那么再更新的时候，只要更新Excel就可以更新好PPT了。

Excel和PPT的数据联动方法：

1、右键点击需要设置超链接的文字或其他类型的对象，选择超链接

2、在打开的超链接设置面板里如图所示依次选择，在查找范围里选择excel表格的位置，选中该表格，最后点击确定即可

2、修炼心法

Word、Excel和PPT本身是一款非常易用的办公软件，但是用好用深却不容易，以老铁的经验来看，还是要多探索，多搜索。

A.多探索

所谓多探索就是平时，多试试工具栏上的各种功能，边用边学才能记忆的牢靠。

老铁是从Word2003那会儿开始用的，当时互联网也不发达，老铁也没看过什么书，就是靠好奇心来探索这些软件的使用。

B.多搜索

现在有了互联网，其实除了探索以外就还需要会搜索。大家使用软件的时候需要有个意识——机械重复的工作应该就会有相应的功能来完成，只是你可能不知道使用方式，所以这个时候你要能够识别出机械重复的工作，提炼出问题，然后到百度、知乎、值站之类的网站去搜索，一般都会有结果。找到合适的办法再回来套用在自己的工作中，会让你更有成就感，同时也能提高自己的动手能力，而且也更加牢靠的记住这些来源于实战的技巧。

三、Word、Excel和PPT的小技巧

说实话，各大网站关于三件套的技巧文章得算是汗牛充栋了，大家其实也都是抄来抄去，就算有一些是自己研究的技巧，那肯定也是要与“古人”暗合的。所以老铁这篇文章就不再重复发明轮子了，给大家推荐几篇值站比较热门的技巧帖子了。

1、Word技巧

老铁之前写过一篇类似文章，热度也很高，里面的技巧基本上都是日常使用时的经验集合，都是来源于自己探索和搜索的。

https://post.smzdm.com/p/aek8dx34/

https://post.smzdm.com/p/amm0x34d/

这两篇文章当中也有我在前面叙述的一些技巧的实际案例展示。

2、Excel技巧

可以看下前段时间《值无不言》栏目的这篇文章，收藏过万

https://post.smzdm.com/p/akmgrnek/

还可以看看秋叶PPT这个媒体大号的文章：

https://post.smzdm.com/p/ammk4d2v/

下面这篇文章是讲Excel踩坑的，也建议大家浏览一下：

https://post.smzdm.com/p/av7zeex4/

3、PPT技巧

PPT应该算是三件套里的异类，因为它的功能越来越像是一个设计美工类的软件，而不只是一个办公软件，而且大部分会办公的人会用PPT但用不美PPT，所以用好用美PPT还需要有些美工的底子，要么就得自己找素材找模板了。

首先推荐的这篇文章是一篇高达15K的文章，文章非常系统详实，虽然是17年写成的，但依然可以作为PPT入门来看：

https://post.smzdm.com/p/599539/

作者在2018年又写了一篇PPT的技巧文章，这里面介绍许多素材网站可供参考：

https://post.smzdm.com/p/720910/

除了素材以外，PPT插件也很关键，站内也有文章来介绍这方面的文章：

https://post.smzdm.com/p/645909/

4、联合技巧

可以看看这篇文章，是讲三件套之间互相转换的：

https://post.smzdm.com/p/alpwgz88/

四、总结

Office三件套在办公环境当中只是一个入门，由于疫情的关系，现在越来越多的在线式办公套件已经不断进入到日常办公中，无论是钉钉还是企业微信，还是各种云盘，有许多协同性的Word、Excel。

或者是各种数据收集的小程序，甚至是更为自动化的Python和VBA等，所以办公自动化一途不仅仅只是三件套，还需要大家多多探索多多搜索。

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