如何看待采购的工作（为什么你的采购团队不专业）

【推荐语】

很多公司都有《采购手册》、《供应商手册》，我们做咨询也常常为企业编写各种《管理手册》，也经常有人问我这个话题。

那究竟如何编写呢？本文谈的一些做法，可资借鉴。

为什么要写这篇文章？

尽管近些年来国内企业经历了各种发展阶段，企业员工的受教育水平越来越高，我们对企业的管理越来越重视，管理的理念也越来越先进。

然而，还是有一些国内企业的采购，特别是一些民企的采购管理做得很不规范。

很多中小型民营企业，甚至一些国内大型上市企业，他们的采购管理都是不完善的，有些甚至极其不规范。这个不规范，主要还是源于管理者的认知。

有相当一部分管理者，他们认为采购岗位是一个谁都能做的岗位，我想这也是很多从业人员乃至大众的认知，是比较普遍的现象。

在做采购以前，我也是这么认为的，然而事实上怎么样呢？

记得十几年前，我在一家上市公司担任高级采购经理的时候，我们的CFO就对我说:“小胡，采购还不好管吗？如果我管，肯定能管好。”

于是，某一天，他就被委派兼任集团公司的供应链总监，负责采购的管理。

有一次，我们有一个日本产品项目，因为客户交货要求很高，难点在于采购的供应商产能和品质达不到我们的要求，于是他就接了这个工作，要搞定它。

他和供应商沟通了多次，还是搞不定，最后他丧气地和我说：“小胡，实在对不起，我以前对采购工作的理解真的是错误，采购不是谁都能干的，现在的采购工作真不是人干的事！”

后来总结了一下为什么没有干好的几个主要问题：

1、只站在自己角度思考问题；

2、不知道供应商要什么；

3、没有方法；

4、不懂采购专业知识，而这些都应该是采购人员必备的一些基本技能。

可以说，专业采购人员是一个具备完善的知识和实战经验的专家。

那作为企业就需要这样一个专家团队来帮助企业运营好采购组织，从而支持企业的整体运作，最终才能让企业更加有竞争力，减少企业的风险。

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那企业如何有效地打造这样一个团队呢？

首先就是编制采购手册，让采购部门员工更加规范，更加专业地为企业服务。

如何编制企业的采购手册？

要分析企业的运作模式、企业文化、企业规模、企业的未来发展方向和目标，这样才能更加精准地为企业定制采购手册。

定了方向后，确定采购手册的内容。

首先是采购部（供应链）组织架构。让采购员了解整个部门的组织和汇报关系，了解组织内的相关情况，了解各个岗位的权责，也让每个采购人员知道自己的上升渠道和职业发展方向。

其次是各个职能岗位的说明书。比如采购总监的职责是什么，有什么权限，需要什么样的技能等。

一个清楚的岗位职责，可以让所有人了解，你和这个岗位间有哪些差异。

如果你想达到总监的职位，你需要在哪些方面提升自己，同时你也可以衡量目前的总监是否符合岗位的要求等，这是一个组织体系，同时也是一个能力体系。

最后，需要确认采购人员的招聘与培训体系。招聘采购人员要经过哪些流程，包括招聘、入职、试用制度、采购人员的礼仪制度，还要规定采购人员的技能测试标准，采购人员的培训标准，职业采购人员的素质培训及相关的工作流程，制度及相关的配套表单。

这部分内容，实际是对采购人员基本素质的要求，并同时是采购部门梯队建设，部门能够得以不断发展，专业化的保证。招聘专业采购人员，培训内部采购人员，从这两个方面提升采购团队整体的运营能力。

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采购计划制定是预算管理手册不可或缺的内容，包括采购需求方法的标准，采购申请管理的标准，采购计划编制工作标准，预算编制工作标准。还要制定相关的工作流程制度，让工作标准得以正确地实施。

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而供应商选择和评估管理是采购管理前端的必要部分，我们只有选择合适的供应商，才能更好地支撑企业的供应源。

兵法云，兵马未动，粮草先行，采购就是公司打胜战的保证部门，只有采购部有优秀的供应团队，才能保证材料的供应，公司不缺粮，才能做出好产品，才能打赢和竞争对手的战争。

所以要规范供应商选择途径标准、策略标准、信息搜索标准、评估标准、分类标准、ABC分级标准、采购体系及质量体系构建标准，同时制定供应商开发与选择评估的流程、潜在供应商评估的流程、需求体系制定的流程，及供应商等级评定的流程。

在流程确定后，我们需要配套各种制度和表单。

这样保证我们充分回答：“为什么是这个供应商”以及“是否有风险”的两个问题。

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供应商选择的问题解决了，我们需要解决和供应商的关系管理问题，要编写供应商关系的建立与管理，这部分内容涉及到供应商关系建立与管理的标准，如战略伙伴关系的建立标准、外包与伙伴关系的区别、双赢战略伙伴的关系、供应商关系管理标准和分析标准。

同时，相关的流程、制度、表单的制定要跟上。

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供应商选择、供应商关系搞明白后，我们进入价格谈判和合同管理的部分。

这个是很多人最关注的部分，也是关键的和实战的部分，其中包括采购价格分类标准、比价标准、供应商报价因素分析标准、谈判标准、谈判方案制定标准、采购合同主要条款、合同审核标准、合同纠纷处理标准，加上总成本核算、供应商分析、谈判、谈判方案制定、合同签订执行的流程、制度和表单。

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价格确定后，我们要进入采购交期及库存管理的部分，这部分是采购员的日常工作，也占了他们的大部分时间的常规工作。

减少这部分的工作，提升效率将大大降低采购本身运营费用，所以要规定得更加详细和具备易操作性，可以让采购人员具备区别于其他人员的专业素养。

我们要让采购人员去根据分析交期构成标准，影响交期因素分析标准，改善标准，看板管理标准，JIT看板控制标准，及安全库存设置标准作为工作目标，制定相关的流程和制度从而更加专业地、规范地管理我们的物料交期，保证及时交货。

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供应商交货以后，我们要进行商品的验收和质量管理，我们需要采用全面质量采购工作标准，质量成本构成及管理标准等相关适合企业的一系列标准去管理，建立商品验收流程、仓库收发料作业流程、不良品退库流程、盘点流程、检验作业规范、采购退货流程、零缺陷运行实施流程、采购品质管理制度、进料验收制度、仓库管理制度等，来规范公司采购物品的质量，达到控制没有不良品流程厂内的目标。

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物料入库，公司需要对供应商进行支付，所以我们需要建立采购资金与成本控制的工作标准、规范资金审批、付款管理、成本分析、成本控制标准，同时建立相关的流程和制度进行指导操作。

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手册的最后一环是进行采购绩效的管理，这个是采购管理中的事后管理，是对采购工作的总结，用经验指导未来的工作。

这部分包括采购绩效管理指标规划与制定标准、采购平衡记分卡绩效体系制定标准、KPI指标制定与核算标准、年度，季度工作目标制定标准、采购绩效报告月度会议体制建立标准、采购绩效管理标准等，同样我们要建立相关的流程和制度及表单。

到这里，整体采购手册的内容基本完整了，里面具体的一些内容是需要根据自己公司的要求去制定的。

特别重要的是，采购手册内容的学习性和可执行性，这里面需要专业的采购人员去执行，去管理，去落实到位，采购手册才能发挥其作用。如果只是制定手册，然后让他躺在资料库里，那手册就无法发挥作用了。

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