怎么快速汇总排班表（一篇文章教你看懂）

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今天的干货：

小小，是一位普通的小学老师。

我非常佩服小小老师，因为在她「小学老师」身份的后面，有一个大大的斜杠。

儿童教育讲师；你真棒社群联合创始人；一线教师；青年思维导图讲师；职场特困生帮扶社成员。

目前已经出了两本书，第 3 本正在排版印制中。

但就是这样一个厉害的人，还是被 Excel 的问题给难住了。

这个转折，怎么感觉像是在说：你看，马云这么厉害，还是不会包快递啊 ？！

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问题描述

通过提问的方式，就能感受的小小老师的优秀，一下子就看明白了需求。

表格放大一点看看：

▲ 表 1

▲ 表 2

看完表格，我陷入到了深深的思考：这些表都是弄啥嘞？

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表格分析

还是用 2W1H 的框架梳理一下先。

WHAT，这些表是干啥的？

表 1 的里面，保存的是所有老师的课程排配计划。

各个标题的大概意思是：

❶ 星期，就是星期几上课；❷ 课时，今天第几节课；❸ 班级，给哪个班级上课。

据说，这个表是系统里直接导出来的。

和表 1 相比，表格 2 的内容没有太大的变化，只是结构上有所调整。

只保留了「1 星期」和「2 课时」这两个标题，因为这是指定班级的课表，后续要粘贴到班级教室后面的。

WHY，为什么要进行转换？

表 1，是一个课程排版总表，方便教务管理人员，全面掌握各个老师的排课状况。

表 2，是单个班级的课程表，方便学生了解课程计划。

所以，从「教务人员」到「学生」的视角转换，让我们需要把表 1 转成表 2 的格式。

HOW，怎么转换表格？

举几个简单的例子，我们来梳理一下转换的思路。

积木：

要把汽车形状的积木，改成飞机的形状，首先要把积木全部拆开，然后重新拼装。

冰块：

要把一个方形的冰块，改成圆形冰块，首先要把冰块化成水，然后重新冰冻。

排课表：

要把排课总表，改成班级单独的课表，首先要把总表拆成一行一行的数据明细，然后重新统计。

如何转换？

那么这个表的转换过程，就清晰了：

❶ 总表拆分。把总表拆成数据明细；❷ 排班统计。根据数据记录，重新统计排班表。

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解决方法

◆ 总表拆分 ◆

把总表拆成一条一条的数据明细，这个数据明细是什么样子呢？

大概就是上面你看到的样子，每个班级、课时、星期、老师都是一条单独的记录，如果有新的记录，就不断地往下添加。

这也是系统设计中经常用到的「数据库」的概念。

怎么拆分？

拆分的方法有很多，比如 Power Query、方方格子、易用宝等等，都可以实现这个效果。

但是记住一条，千万不要手动复制粘贴。

因为这个表格不是很规范，有双行标题，所以我选择了灵活性更强的「万能输入表」。

❶ 设置模板。

根据表格的排版，设计转换的模板。

❷ 转换数据。

模板设计好之后，点击「保存数据」按钮，「万能输入表」就根据字段的位置，自动地把排版总表，变成了一个数据表。

◆ 排班统计 ◆

有了拆分后的数据表，接下来就是根据数据表，制作排班表了。

看到排班表的结构，肯定有人会想到用透视表来完成（我就是那个人）。

▲ 透视表只做计数统计

但是，正如你看到的效果，透视表统计出来的，是各个老师的排课数量，并不是排课内容。

▲ 排班表里显示的课时名称

使用 Power query 中的的透视列功能，可以更好地实现这个效果。

最后，再根据最终的效果，使用下拉菜单、INDEX 函数，实现动态的筛选，选择班级就能查看对应的课程表：

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总结

看完这篇文章，你肯定会有很多的困惑，这是正常的，因为你需要学会的，应该是下面这些：

❶ 数据处理流程。

了解数据处理的过程，总表->数据表->排班表。

❷ 数据明细概念。

明白所有的数据格式的源头，都是一个数据明细表（数据库）。

❸ 数据汇总工具。

要摆脱手动统计，你需要了解各种工具：Power query，方方格子、易用宝、万能输入表、Power Pivot、Power BI 等等。

工具使我们变得更加强大！

怎么样，这样的表格设计思路，你也学会了吗？

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