外贸工作流程感悟（合理规划每天的工作内容）

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前言

见过太多业务员，每天来到办公室就打开电脑开始工作，各种忙啊，忙到没有空回顾昨天未完成的重要工作就开始了一天的工作，没有空看看今天哪些工作最重要，哪些紧急。忙到没有空静下心来开发新客户，没有心情好好地喝杯水、放松一下。

在他们的眼中，一切规划在我的大脑中，我只需要马不停蹄地努力工作，就可以了，不需要规划，也不需要列表。

于是他们的的工作状态往往是：进入办公室就开始忙，有时会突然发现好久没开发新客户了；有时会发现自己遗漏了重要的事情；有时会心情烦躁，被打断时很气愤；有时突然发现忘了很紧急的一件小事，不得不花费大把时间去补偿。

实际上，忙的人不一定忙得有意义，不忙的人不见得是效率低。

每天的工作计划至关重要，很多人都低估了每日工作内容和计划的重要性。工作计划中的内容是一个外贸业务员每日都接触的工作项目。所谓积少成多，只有每天的工作内容进行了合理的规划，才能使得每周有更多的客户积累，每月有明显的进步，每年有更好的业绩。

所以，这篇文章分析一下，如何让每天的工作内容既充实，又有价值，让忙碌变得有希望、有曙光。

本人只针对有需要的人，外贸内行和大咖请自动略过，勿喷。

首先，建议外贸业务员把所有的工作分为以下几个大类，更清晰明了：

1. 新客户资源的开发

2. 老客户资源的维护

3. 订单事宜的安排和处理

4. 邮件回复

5. 其他杂七杂八的事情

这几天大类工作构成了一整天的时间安排。除去特殊的事情，比如工厂验货、发货监督、客户接待，其他时间基本都是在处理这个大类工作。

我打算不直接说哪些工作应该做与不应该做，咱们一项一项地分析各项工作的重要性，如何安排，以及应该占据的比例，这样可以更清楚自己的工作天平是否有不合理地倾斜，可以矫枉过正，让工作游刃有余，且效率不错。

第一项：新客户资源的开发。

这项工作不应该是自己主观猜测来决定它的占比，而应该通过你的业绩目标来分析制定出每日的工作量。简而言之就是，你的业绩目标需要你每日开发多少新客户才能达到。具体的转化过程大概是：年销售目标-月销售目标-对应的客户数量-每日开发数量-对应的开发时间。

举个例子，你需要每日开发5个新客户，根据自己的效率得出需要花费3个小时。那么每日的工作中，必须将这3个小时完整地预留出来。

前面有篇文章，详细解释了这部分工作量的转化，在此不再赘述。有需要的可以查看：

外贸业务员如何制定切实可行的业绩目标，将计划落实到实处？

事实上，这部分的时间多多益善。新客户开发是保证客户资源持续扩大的根本，长时间忙于订单和老客户的维护，而不专注新客户的开发，就会出现客户“空窗期”，甚至青黄不接，老客户订单跟不上，新客户进不来。

我的建议是，其他一切工作都要无限制地提高效率，用你最大的努力，将新客户开发的时间无限制地增加。这部分工作包括：产品上传平台、产品优化、社交平台更新、搜索开发等，依产品而不同。

而且，这项工作应该成为每日必须做、必须完成的工作。但是往往很多人只是在有空时才进行，忙碌时就不做。

“不忘初心，方得始终”回想我们刚成为一名外贸业务员时，我们所理解的工作内容，是不是主要由客户开发机跟进构成？但是久而久之，这项最基本的工作反而被很多人无限制地忽略了。最初的就是最真实的，外贸业务员的主要工作从来都是客户开发为主。

第二项：老客户资源的维护

这部分资源就是指现有的客户，甚至包括你昨天开发的，也称为老客户资源。

客户维护是订单成交的不可或缺的环节，和新客户开发基本上处于同等地位，因为客户资源到手了，却不持续跟进和维护，那么这个资源就浪费了，辛苦开发所耗费的时间和精力也浪费了。

所以每天这个工作要完成，最近联系的客户要跟紧了；突然不回复的客户要赶紧查查怎么回事；销声匿迹的客户打打电话聊聊天；新到手的客户资源加紧开发的步伐。总之，要争取让手里的客户资源无上限地活跃起来，将回复率提升上去。

开发信的回复率，并不仅止于一封开发信，大多数时候需要你跟进很多次，才能引起客户的兴趣。所以，客户的维护和跟进就显得至关重要，等同于新客户资源的开发。

我的建议是，这项工作至少占据1-2小时，根据你的工作安排，适当增加或者减少。而且，最好保证每日都进行，这样才能最大限度地将资源利用起来。

第三项：订单事宜的安排和处理

这项工作往往比较紧急，但是不见得占用你很多的时间。报关、安排生产发货、订单问题的解决等，但除非你的订单多到数不清，否则很少会占用你全天的时间。特殊情况除外。

我见过有的业务员，单据做的很不顺手，做一套箱单发票要耗费大半天的时间，宝贵的时间都被这个用掉了。还有的业务员，自从订单安排生产后，就几乎不知道自己该忙什么了，整日地盯着订单，静不下心来继续其他工作。

其实，单据做的熟练了，完全可以十几分钟内就完成一套单据。一些老客户的订单，单据只需要改动件重尺，几分钟就可以做完。就是有人老是太偏执，一遍遍地看来看去。

这部分的工作，建议尽可能地压缩时间、提高效率。这是已经到手的果实，只要处理得当即可，不需要你天天围绕着它打转。即使你全心全意地守着它，生产订单也需要时间，安排订船发货也需要等待。

除非有特殊事情，否则减量压缩这部分的工作时间，将宝贵的时间留给客户开发和维护。

第四项： 邮件回复

这项工作占据的时间不一定多，但是地位却非常重要，相信原因不必多说。为了提高效率，邮件很多的，建议大家分类处理：

1. 第一类：简单迅速的回复

通知类的邮件，比如收到样品的通知、告知进展的简单邮件、发送单据or资料的邮件等。这类邮件简单，回复也很简单。快速处理一下，别占据太多时间，邮件水平ok的，1-2分钟就可以回复一封邮件。

这类邮件处理得多了，大脑里就自然而然地形成了自己的回复模板，可以快速高效地处理得当。建议不要放在最后处理，因为你不先处理了，它们一直在那里干扰你的大脑，让你时刻记得还有很多邮件没处理完。即使自制力再强、抗干扰性再强，也始终很难忽略这种干扰。而且很容易将这些邮件最终搁置得没时间处理，明明很简单的事。

所以，建议立刻、快速、第一时间，先将他们处理完。

2. 第二类：新的询盘、客户

有平台的公司，如果平台效果不错，经常会收到询盘、新客户聊天等，肯定由你自己的回复模板了。除此之外，新客户要网上调查一番，所以处理起来需要花费点精力。

这类工作要认真，尤其在调查新客户背景的时候。此时认真对待了，以后跟进才更方便，否则过几日跟进客户时，仍对客户几乎不了解，跟进的效率就大打折扣，并且到时再重新开始调查的话，效率就不如刚开始时高了。

所以，动起来，在合适的时间，做正确的事情。

3. 第三类：认真细致地回复

这类邮件是重中之重，这里面潜藏着你的下一个合作客户，or 下一笔新增返单。所以这类邮件应该占据一天中的黄金时间段之一，需要静下心来仔细认真地回复。

有时候，一封复杂的邮件，甚至需要1个多小时收集信息、书写邮件。这部分的时间不要硬性地限制，否则容易敷衍应付。但是也不能完全天马行空。

建议大家把时间预留出来，将最冷静、清晰地时刻，留给这些宝贵的邮件。当然，紧急的邮件就要先回复了。

这项工作的重要性，同样等同于新客户资源的开发和老客户资源的维护。不一定每天都有，但是一旦遇到了，一定要慎重认真地对待，任何一个认真的客户都值得我们倾尽全力争取合作。

4. 第四类：待定，需要协助的邮件

这类邮件是指，邮件中的问题你自己解决不了，需要技术、领导、工厂、物流等的协助。这就意味着，你暂时没法回复，而是要先寻求其他人的帮助。

为了提高效率，可以先把邮件看完了，把问题列出来，找到相关负责人，将问题抛给他们后，就开始做其他工作。等到问题得到解决了，再继续回复。

不要为了等待回复，就静不下心来，恨不得问题立刻解决。不知大家发现没有，除了你自己，大家也都有很多事做，工厂不一定有时间时刻盯着你，等着帮你解决问题。所以，别着急，耐心等待，把握时间，及时提醒。

同样的，这部分邮件也需要预留时间。越复杂专业的邮件，越重要，越需要我们更加专业地回复过去，才能取得客户的信任。可以这么说，这是一个把握客户、掌握主动权的大好时机，利用你们团队的专业性，将客户拿下。我们应该期待这样的邮件多一些。

第五项：其他杂七杂八的事情

除了以上四大类重要的工作，其他都被我归类为“杂七杂八”的事情了。比如：帮忙招聘、公共活动、临时小事、同事小忙等，只要和客户开发、维护无关的，几乎都被归为这类。

这类工作，紧急的就赶紧处理，别让它占据大脑太久。最好能尽力将这部分的时间尽力压缩，不要让这些熙熙攘攘耽误你的重要工作。

我明白有的业务员一部分心思在升职、讨好领导上，所以一些领导安排的杂事反而被放在第一位置。但是我的建议是，即使你想升职，那也要建立在你的能力上，否则你再得领导的心，他的天平也只是稍微倾斜一点，并不会完全倾斜到你这一侧。因为，公司最注重的是利益，需要提拔一个有能力带领团队拿下订单的人。这就说的有些远了，只可意会不可言传矣。

如果你发现这类事情占据你太多时间，那么你要么自我调节，要么就寻求公司帮助，明确提出来你没法兼顾。否则时间久了，耽误了自己的业绩，公司也不会认为你舍小义而全大义，只会认为你不会协调时间，轻重不分。

结语

就是这样了，每项工作的轻重缓急，重要程度，都分析得一清二楚了。接下来不妨自我分析，哪些工作被自己放错了位置，哪些工作被自己忽略太久了，哪些工作被自己敷衍对待了。

一天的工作合理安排，并且充分地执行后，工作结束后，会发现：老客户及时跟进了、新客户开发到位了，明天又有新的希望。第二天精力充沛，兴奋地等着新的客户回复，更有信心地开始新一天的工作。

就分析到这里了。如果你get到了这项技能，记得回来关注我，点个赞~~欢迎留言，我会及时回复的。

最后，预祝想做外贸的你，以最快的速度拿下你的外贸第一桶金！

Hi~~我是"小G外贸源"为何我的眼中常含泪水？因为我对外贸爱得深沉。O(∩_∩)O~我是一个不爱说废话的努力的苦逼的外贸经理人喜欢码字；记录外贸经历；吐槽外贸职场点击"关注"，我们一起成长~~听说关注我的都减肥成功了，变帅了，变美了......

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