时间管理的最大误区是什么（学了那么多时间管理）

文/记不住正态分布的蔷色

如果你是一位职场人，多半听说过时间管理，或者你自己也尝试过很多时间管理的方法，但我想你能点进来看这篇文章，大概率是你学的哪些时间管理的方法，能够起到的作用很有限，可能还会让你学用越焦虑。

说到时间管理，其实时间对我们每一个人都是公平的，你的时间不会比他人多一秒，也不会少一秒。可能你也会发现，做同样的工作，有的人时间够用，有的人在相同的时间完成相同的工作就有点手忙脚乱了。

最根本的原因是，时间管理的本质，不是用来管理时间，而是用来管理事件，是分门别类地把事件管理好，自然时间就管理好了，我们也就不会焦虑了。

在《化繁为简：用简单分类解决复杂问题》一书中，作者罗蓓给出了一些通过高效分类，减少自己在一些事件上花费的时间，从而让工作做起来更顺畅，花费的时间更少，从而实现高效工作节省时间。

本书作者罗蓓，是氢原子创始人，在新东方工作多年，是新东方20周年功勋教师，本书是作者总结二十多年的实战经验和理论，帮助大家通过有效分类，从混沌中找到秩序，抓住主要矛盾，解决关键问题，培养卓越领导力。

接下来我们来看看，如何用分类的方法来让我们的工作更高效，管理好我们的工作事件，管理好我们的时间。

01 分类管理你的文件，消灭找文件的时间黑洞

再说具体的方法之前，我们先来看看下面的这个电脑桌面，可以看到密密麻麻的文件夹。

如果让你从中找到一个文件，可能需要一个一个地去找。当然，你可以说，用搜索呀，直接可以搜出来，当时如果你不记得文件的名称，又该怎么去找呢？

我做了多年的工程师，见过很多人电脑中的文件，命名非常的随意，比如，123、AAA之类的名字，时间长了，看着名字根本想不起来这份文件可能是什么内容，要找的时候，大概只能一个一个打开看，特别的浪费时间。

解决的办法也很简单，给你的文件和文件夹分门别类的命名存放。

第一，文件夹不要建在系统盘上。

就是说，不要建在C盘上。C盘是系统盘，一般是用来运行系统和各种程序的，现在的电脑软件占用内存越来越大，软件也装的越来越多，留给自由使用的空间越来越少。就不要让文件占用系统盘珍贵的空间了。

另外，如果电脑出问题，要重装系统，往往要格式化系统盘。一旦格式化了，系统盘里面的文件就全部没有了。

所以，不要把跟工作有关的重要文件放在系统盘上。也不要放在电脑桌面上，因为桌面上的文件会默认存贮在系统盘上了。所以，存在桌面的文件要及时转移到其他的非系统盘上。

如果你懒得打开我们的电脑去找文件，你可以把非系统盘上的文件夹发送一个快捷方式到桌面，这样也可以在桌面直接打开，而且因为是快捷方式，即使丢了也不怕。

第二，文件和文件夹的命名原则

文件名可以按照，主题 作者名 版本号 日期，这样的结构来命名，在搜索的时候，可以直接用主题词来搜。

文件夹的命名可以根据自己的工作性质来命名，比如，你是做项目的，可以直接用项目名来建一个文件夹，这是第一级文件夹，然后接着建第二级的文件夹，第二级的文件夹，可以按照项目进度，比如立项阶段，项目进行阶段，项目交付阶段。也可以按照相关部门来建，比如，采购部，研发部，销售部等等，具体的根据你的工作职责和习惯来建。

一般文件夹建两级就够了，层级不要太深了，弄得跟俄罗斯套娃似的，这样找到文件也很费劲。同时一个文件夹中的文件最好不要超过25份。这样即使你想不起来具体的内容，一个一个点开看也用不了多少时间。

第三，文件要求及时整理归档。

可能在工作进行中，我们会见很多的过程文件，比如第一次修改，第二次修改之类的，但当工作完成了，最好阶段性的对文件进行整理归档。可以按时间，一个月整理一次，或者按照工作进度去整理。

像我平时写完文章，文件的标题就是文章的标题，如果有大的改动，就会新建副本，在副本上改，等到文章最后定稿了，就会把前面的过程文件再看一遍，有价值但没有用上的内容摘录出来，放在专门的文件中，等待以后有机会再用。

我还会按照时间去整理文件和文件夹，比如202201这个文件夹，表示的是2022年1月份写的文章。

我还在电脑里装了个可以搜整个电脑的小插件，只要用关键词去搜，不管文件放在哪个盘，都能搜出来，而且速度非常快。你也可以试试。

文件管理好了，可以帮我们省很多的时间，工作效率高了，我们的心情也会好一点。你说是不是。

02 任务管理，神奇的便利贴帮你把重要的任务放在显眼的地方

说到任务管理，很多人会想到四象限法，就是用重要和紧急两个维度，把工作分成四类，分别是重要且紧急，重要但不紧急，不重要但紧急，不重要也不紧急。

但这种分类很容易让人忽略掉“时间”这个维度。比如每天的工作中，有的任务很重要但不紧急，意味着这类工作的时间跨度大，我们就很容易去拖延。比如，要做一个月度总结，要求是每个月的最后一天交。很重要但不紧急。这样的工作，我们就很容易去拖延，想着反正还有时间呢，难免就会有遗忘。

这个时候，任务清单就派上用场了，你可以便利贴写下来，贴在电脑上，或者其他一眼就可以看到的地方。

你也可以找一些任务清单的小程序做桌面，然后把要完成的任务和时间填进去，让软件在最后开始时间之前提醒你。比如30号交总结，让软件在29号提醒你。这样到了不得不动手的时候，你就会动手，也不怕遗忘。

我的习惯是用在线文档自带的工作日历，同时我比较拖延，总是等到不得不动手的时候再去做。我会把截止日期，和不得不动手的日期填进去。如果提前做了，就去日历中标注已完成。这样就不怕遗忘，也能督促自己提高工作效率。

毕竟，就剩一天要完成，和还剩10天要完成，紧迫感不一样，效率也不一样。当然这样做，有个前提是，你要确保自己留的时间是可以搞定的，同时要考虑可能出现的意外情况。

任务清单，就是记性不好，又爱拖延的人的外挂。你也可以用起来哦。

03.清单管理，让你的工作任务不落任何环节

前面的任务清单，可以让你不遗落重要的工作任务，但是任务能不能完成得很漂亮，还需要对任务进行清单管理。

比如，医生做手术，会用到很多的手术刀，医疗器械，特别是做完手术后，只靠医生的记忆很难一眼就看到手术器械是否齐全，有没有遗漏到患者体内的。特别是一些消耗品，比如纱布之类的，拿了多少，用了多少，用完的放在什么地方了。都是需要一个一个检查的。

那么什么样的工作需要用清单管理呢？有以下几个特征的工作。

• 工作涉及的工序比较多
• 工序有严格的顺序
• 多人协作
• 工作完成有时间压力

前面我们说的做手术就属于这类的工作。另外还有组织会议呀，组织活动呀，婚礼呀，都最好把流程拉出来，把需要的物料拉个清单，完成一项划掉一项。反正我现在不敢把重要的事情交给我这像金鱼一样只有几秒钟的记忆。

下面这是我家孩子国庆节的作业清单，我这才知道人家平时的作业是怎么记住的，原来是拿个POST贴写下来，完成一项划掉一项。

你也可以把自己的工作任务分解一些，看看需要先做什么，再做什么，也可以把交付的要求做个清单，检查的时候，一项一项对着检查，就不怕遗忘了。

比如，我写一篇文章，写完之后，要检查错别字，要配图，要调整间距，要查原创，标题之类的，刚开始的时候，我也列了个清单，挨个检查。等写多了，熟练了，清单都刻在脑子里了，这时候不需要实体的检查清单了，但脑子里的清单依然在。

这就是记忆不够，工具来凑，总之能够漂亮地完成工作就行啦。

时间管理的本质是管理事件，特别是作为一个职场人，想让自己的工作更高效，那就要学会分类，用分类来管理文件夹，做任务管理，做清单管理，用分类来把工作化繁为简，同样的时间可以完成更多的工作，也就达到了时间管理的目标。

这本《化繁为简：用简单分类解决复杂问题》，用分类的底层逻辑，来集中有限资源，抓住主要矛盾，解决关键问题，对我们的工作，生活，学习，人际关系等都有帮助。

你也可以来看一看如何简单的工具解决复杂的问题，你会发现，复杂也许只是表面，而通过分类的简才是真面目。

#我在头条搞创作第二期##头号解忧馆#

作者：记不住正态分布的蔷色，爱读书爱学习的全职妈妈，经常又佛又丧，偶尔积极上进的心理咨询师，世界和我爱着你。部分图片来自网络，版权归原作者所有，如有版权问题请及时与我联系处理。原创作品，未经授权不得转载。

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