绩效面谈的八个步骤（如何给反馈并协助员工提升）

Ｑ：我是一位主管，我的部门里有一位员工已经入职半年。他的工作态度良好、工作时也算认真，但目标达成状况却常常不如预期，工作进度也时常落后。在进行绩效面谈时，我应该要如何给予反馈和建议，才能在不打击他的信心之下，协助他做出改变，提高工作效率？

Ａ：过去，许多主管习惯单方面地对下属责难，习惯上对下单向地要求下属，这样不对，应该那样做，然后要求下属照着修改。但这样的做法会让下属习惯听令行事，失去了主动思考的能力。

许多年轻的员工非常注重正向的体验与感受，因此，主管应采用较为公开、透明的模式，与员工进行真诚的双向对话，才能发挥反馈的功用，激发员工工作的积极性。

想要通过绩效面谈与反馈，协助员工改善，主管事前的准备相当重要。以下五个准备，可以协助主管避免提出过于偏颇的反馈：

1.掌握员工的个性

如果能够在绩效面谈之前，对员工有更多的了解，像是了解员工在面对冲突时，会采用什么沟通方式、带领团队时，倾向如何做决策等等，在评估时，就能做出比较正确的判断，并且避免误解。要做到这点，除了依靠主管平常对部属的观察之外，也可以运用一些性向测验，如DISC、Hogan，以及MBTI等工具。

2.落实更频繁与即时的反馈

许多企业一年只有两次的绩效面谈，然而，若想了解员工实际上的表现，只靠两次会谈远远不够。因此，主管应养成即时与员工交流的习惯，一个月应该有多次非正式的会谈，利用短短几分钟的时间，了解员工在工作上是否遇到困难。

3.充分沟通、写下期望

主管可以事先与员工讨论，并写下员工应该达成的具体目标和期望。有些主管可能会认为，只要有口头上的承诺就足够，然而，实际将目标写出来，能够让员工更明白主管希望看到什么样的成果。

4.收集利害关系者的反馈

在检查员工表现时，除了以自己的角度观察，也可以收集其他利害关系者的意见。例如，询问其他同事，或是与员工合作过的其他人员，如其他部门的主管以及窗口。

若主管想要让同事们安心给反馈，平常就需要建立起双向的信任感。主管平时要以身作则，说到做到，展现对团队共同目标的关注，以及对于同仁们的尊重与关怀。

5.标准化绩效评估的相关作业、表单和流程

在绩效面谈给予员工反馈时，要避免提到与工作无关的事，偏离主题，同时应该明确、及时，将反馈内容聚焦在成果或行为。

面对表现不佳的员工

一般来说，若是表扬表现良好的员工，主管可以直接在公开场合提出；然而，若是要给绩效表现不佳的员工负面反馈，则应该找时间与员工私下讨论，并且务必提供建设性建议。

与表现不佳的员工绩效面谈时，主管可以遵循下列步骤：

步骤一：正向意图

主管开口之前，需先检查自己是否抱持关怀态度、自己能否以身作则、自己能否说到也能做到、是否为了达成团队共同目标考量出发，以及给反馈的时间以及地点是否适当。若是让员工感受到不友善的态度、主管言行不一致，且只是为了主管自己和工作无关的私利、主管个人的情绪发泄，并在开放工作空间里当众指责员工，绩效反馈的效用往往会大打折扣。

步骤二：请求许可

给反馈之前，主管先询问员工，并和他约好时间，而不是突然告知他，这能够让员工先有心理准备。

步骤三：陈述具体内容

无论部属表现好或不好，主管都需要具体地将他的表现说出来。要做到具体说明，就应包含三个部分：

1.情况：事件发生时的状况、相关的人事时地物，员工在其中扮演的角色。

2.行为：员工在事件发生时，做了什么事，有什么样的表现，且是以具体的行为来说明这表现。

3. 影响：做了这件事之后，带来什么正面，或是负面的影响和结果。

步骤四：再次强调，并且说明员工的行为会产生什么样的影响

当主管告诉员工，他有哪个地方做得好，会让他更清楚自己应该往哪个方面努力；当主管说出不好的地方，也可以让他知道是哪个部分出错，并思考修正的方式。