年会策划流程公司(如何策划公司年会)

办年会,可以说是公司一年中的一件大事,不仅是企业对这一年发展的展示,也是对辛苦工作了一年的员工的回报,更是企业文化和员工凝聚力的体现。临近年关,操办年会就成了行政工作的重中之重,对于首次参与或首次主持年会的职场新人来说既是挑战又是机会。这里简单梳理年会流程,希望可以帮助到大家。

年会策划流程公司(如何策划公司年会)(1)

一、年会策划

年会策划流程公司(如何策划公司年会)(2)

做任何事之前都要有计划,一个合理的计划,就会让事情变得条理有序,会更加的有效率,即使发生变故,也能更好地应变。特别是对于第一次办年会的人,更应该重视年会策划这件事!从这几步做起。

1.需求调研

询问老板的想法。俗话说万事不由东,累死也无功。首先,要与老板沟通,询问他想要什么样的形式,预算是多少,在这个基调上才能接着往下开展行政工作。这里建议在询问老板意见之前,自己事先准备几个备选方案作为老板的参考,如果有相中的方案那直接可以开展工作了。

员工调查征求意见。既然是公司的年会,那就是属于全公司员工的盛会,每位员工都为年会提出好的想法,更增加的参与感,也许会给我们带来意外的惊喜。但对于员工数量多的大公司,这项工作就需要提前去进行了,而且也要进行甄别,对行政也是不小的工作量。

2确认方案

需求调研后,行政要结合意见以及预算,着手确定年会的策划方案。公司年会基本都在每年12月下旬到次年1月上旬这期间举行,如果公司有自己的报告厅或者礼堂可以作为年会的场所那还好,如果需要租用场地,那就需要提前一个月左右就开始着手租用场地了。所以年会的方案最好提前一个月确定并写完。

年会策划流程公司(如何策划公司年会)(3)

年会的策划方案一般包含了这些内容:

基本信息(日期、场地、参与人员等);

年会内容(节目、游戏、互动、抽奖,以及其他一些老板想通过年会来传递的信息);

预算分配(场地、餐饮、礼品、交通、住宿等);

工作分类(活动文案、会场布置、年会节目、礼仪迎宾、后勤)等。

行政可以根据公司的情况,再做增减,打造一个最适合公司的方案,再与老板沟通。

3制定执行计划并推进

年会筹备的时间长、工作量大且琐碎,如果没有一份切实有效的流程计划表,很有可能会导致年会日期到了,年会筹备却还没完全到位的局面。面对这复杂流程、待确定的事项,如何安排合理的时间呢?

这时候,可以用倒推法来梳理流程哦:

年会策划流程公司(如何策划公司年会)(4)

二、推进落地

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在推动落地的过程中,可以按照工作类别来分块进行,将需要提前准备或者时间筹备比较长的项目放在前面。包括这几方面工作要落实。

A.预订场地,B.人的调动,C.活动的安排,D.设立亮点环节,E.现场布置,F.解决餐饮,G.交通住宿,H.活动宣传

年会策划流程公司(如何策划公司年会)(6)

三、注意事项

越是大型的活动越要把握细节,要使整个流程运行完美,细节很关键。

1、电子设备做好备份。年会现场的PPT要事先复制到另一台电脑上,避免电脑临时罢工。

2、年会节目和参演人员发生变化,要事先通知并安排,留出时间调整。避免年会当天节目出纰漏。

3、整个年会的文档清单,除了相关负责人要有以外,年会总负责人都要有备份。

4、年会结束后,要记得检查现场,将能回收的物品整理好,第二年还能用。现场有遗落的物品,要记得保管好并联系到个人。

5、如果年会需要用到供应商,一定一定一定要再三确认供应商的品质。

每次年会,都是行政压力和工作量最大的时候之一。但其实懂得将大事项分割成一块块待解决的小事项,就能让行政工作更轻松一点,开展年会的思路更清晰。

也许这是有些行政部门第一次办年会,还没有经验。但随着时间的积累,相信每个人都能有独当一面的一天。

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